Ab in den Urlaub - die letzten Vorbereitungen auf Arbeit

Wie Sie mit den richtigen Urlaubsvorbereitungen entspannt verreisen können

Die Feriensaison naht und mit ihr beginnt die große Reisewelle, die die Belegschaften in zahlreichen Büros radikal ausdünnt. Die Urlaubssaison birgt allerdings auch verschiedene Tücken. Zum einen neigen manche dazu, sich vor dem Urlaub noch einmal richtig zu verausgaben, um nur ja keine Arbeit liegenzulassen. Andere hingegen lassen einfach den Stift fallen, ohne Kollegen in offene Arbeitsvorgänge einzuweihen. Ideal ist beides nicht und daraus folgt: Die Urlaubsvorbereitungen erstrecken sich nicht nur aufs Kofferpacken, sondern auch auf die letzten Tage im Büro.

Nicht bis zum letzten Tag Volldampf geben

Wer den nahenden Urlaub vor Augen hat, neigt gelegentlich dazu, sich an den letzten Arbeitstagen ordentlich Arbeit aufzubürden und Liegegebliebenes noch schnell abarbeiten zu wollen. Klug ist das nicht, denn der Körper rächt sich für das straffe Arbeitspensum meist mit einem Infekt, der einen genau in den ersten Urlaubstagen trifft. Dieses Phänomen wird von Arbeitsmedizinern immer wieder beobachtet und der Grund hierfür ist simpel: Steht der Körper für einen gewissen Zeitraum permanent unter Strom und kommt es dann zur abrupten Entlastung, macht auch das Immunsystem schlapp. Urlaubsbedingte Zeit- und Klimaumstellungen geben einem dann den Rest und zwingen einen an den ersten Urlaubstagen ins Bett. Gut beraten sind also all jene, die es in der letzten Arbeitswoche ruhiger angehen lassen. Damit das möglich ist, ohne dass die Kollegen zu Recht schief gucken, muss die Arbeit bereits in den Tagen vorher klug eingeteilt oder auch delegiert werden. Am letzten Arbeitstag sollte eine Abwesenheitsmeldung geschaltet werden, in der gegebenenfalls an einen Kollegen als Ansprechpartner verwiesen wird.

Wer erledigt die Arbeit in der Zwischenzeit?

Dass offene Arbeitsvorgänge nicht für drei Wochen ruhen können und einem Kollegen übertragen werden müssen, versteht sich von selbst. Doch wer nach seiner Rückkehr nicht von erbosten Kunden belagert werden möchte oder Papierberge auf seinem Schreibtisch vorfinden will, der muss einiges klären. Gibt es Arbeitsvorgänge, die dringend noch erledigt werden müssen? Gibt es Kunden, die über die Abwesenheit informiert werden sollten? Und wie sieht es mit der bestehenden Arbeit aus: Kann sie problemlos auf die Kollegen verlagert werden oder wird eine Urlaubsvertretung benötigt? Springt ein Kollege ein, muss dieser lediglich über die laufenden Vorgänge informiert werden. Wie das bürointerne Ablagesystem funktioniert, weiß er von selbst. Schwieriger wird’s, wenn eine externe Urlaubsvertretung ins Spiel kommt.

Was sollte die Urlaubsvertretung wissen?

Wird auf eine externe Urlaubsvertretung zurückgegriffen, sollte im eigenen Interesse eine kurze Einarbeitung der Vertretung stattfinden. Im Rahmen dieser Einarbeitung wird unter anderem geklärt, wie die Ablage funktioniert oder wie der Posteingang gehandhabt wird. Wer seiner Urlaubsvertretung auch freie Hand bei der elektronischen Post lässt, sollte unbedingt klären, welche Mails gelesen und ggf. bearbeitet werden müssen und was gelöscht werden darf. Wird der Urlaubsvertretung dann noch ein erfahrener Kollege als Ansprechpartner zur Seite gestellt, damit Unklarheiten gleich aus der Welt geräumt werden können, darf man getrost in den Urlaub fahren. Dort gilt übrigens: Telefon und E-Mail werden nur zu privaten Zwecken genutzt, für die Kollegen ist man nicht erreichbar. Niemand ist unabkömmlich - und falls doch, dann hat man seine Abwesenheit nicht sonderlich gut vorbereitet oder man ist einfach unverzichtbar für seinen Chef. Dies wäre dann übrigens ein guter Zeitpunkt, um über Gehaltsverhandlungen nachzudenken.

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